Інструкція з ведення документації у загальноосвітніх навчальних закладах

1. Інструкція розроблена відповідно до вимог Закону України "Про загальну середню освіту".

2. Інструкція встановлює правила документування діяльності загальноосвітніх навчальних закладів І-ІІІ ступенів незалежно від їх підпорядкування, типів та форм власності (далі загальноосвітні навчальні заклади) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження, до відправлення чи передачі в архів.

3. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю ділову документацію, в тону числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК).

4. Дотримання правил і рекомендацій щодо порядку здійснення лілових процесів, встановлених цією Інструкцією, є обов'язковими для всіх керівників та педагогічних працівників загальноосвітніх навчальних закладів. Педагогічні працівники, прийняті на роботу, повинні бути ознайомлені з вимогами Інструкції і виконувати її вимоги.

5. Діловодство в загальноосвітніх навчальних закладах ведеться призначеною для цього відповідальною особою.

6. Вся ділова документація зберігається у спеціально обладнаних шафах чи сейфах і не повинна мати доступу сторонніх осіб.

7. Вся ділова документація ведеться державною мовою. У місцях компактного проживання громадян, які належать до національних менший, у внутрішньому веденні ділової документації може використовуватися поряд з державною мовою мова відповідної національної меншини у порядку, встановленому чинним законодавством.

8. Вказівки щодо оформлення записів у книгах і журналах встановленого зразка подані на перших сторінках цих документів.

9. Всі книги та журнали (крім класних), що ведуться у загальноосвітніх навчальних закладах обов'язково поаркушно пронумеровуються, прошнуровуються, підписуються керівником і скріплюються печаткою.

10. Ділові папери, які надходять до загальноосвітнього навчального закладу, чи відправляються з нього, реєструються у журналах вхідного і вихідного листування. У вихідному листуванні (вихідній документації) виправлення не допускаються. Допущені виправлення у поточній діловій документації застерігаються і скріплюються підписом відповідальної особи та печаткою.

11. Керівники загальноосвітніх навчальних закладів зобов'язані всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації ділових процесів, вживати заходів до оснащення діловодства за допомогою персональних комп'ютерів (ПК); здійснювати контроль за обов'язковим дотриманням Інструкцій з ведення ділової документації у загальноосвітньому навчальному закладі.

12. При зміні керівника загальноосвітнього навчального закладу вся ділова документація передається відповідно до Інструкції, про що робиться запис в акті прийому-передачі навчального закладу.

13. Після закінчення терміну зберігання тих чи інших документів, які не підлягають передачі архівним установам, списуються комісією, яку призначає керівник загальноосвітнього навчального закладу. Не списану документацію комісія складає відповідний акт. Списана документація знищується.